HÄÄPITOPALVELU

lauantai 20. heinäkuuta 2019

Niin hääjuhlissa kuin muissakin tilaisuuksissa ruokailu on yleensä merkittävässä roolissa ja on
usein myös juhlan suurimpia menoeriä. Tavallisimmin hääjuhlan ruokatarjoilut tilataan
pitopalvelulta ja sopivimman palveluntarjoajan valinta ei ole aina ihan helppoa, jos vaihtoehtoja on
useita. Tällöin tarjouspyyntöjä kannattaakin lähettää useampaan eri pitopalveluun. Laadukkaista
raaka-aineista valmistettu maistuva ruoka, ammattitaitoinen palvelu sekä kokonaisuuden hinta
ovat yleensä niitä vaikuttavimpia kriteereitä pitopalveluja vertaillessa. Varsinkin isompia juhlia
järjestettäessä on tärkeää, että myös yhteydenpito asiakkaan ja pitopalvelun välillä on sujuvaa ja
palveluista pystytään joustavasti rakentamaan asiakkaan tarpeisiin sopiva kokonaisuus.

Jos itsellä ei ole aiempaa kokemusta pitopalveluehdokkaista tai esimerkiksi juhlavieraana ei ole
päässyt pitopalveluiden ruokia maistelemaan, kannattaa vilkaista muutamia asiakaspalautteita ja
ruokakuvia pitopalveluiden nettisivuilta tai Facebookista, jotta saa jonkinlaista ennakkokäsitystä
kunkin palveluntarjoajan toiminnasta. Mikäli pitopalvelulla on myös lounasravintola, on siellä hyvä
mahdollisuus päästä maistelemaan ruokia, sillä lounastarjonnan laatu ja maku antavat jo hieman
viitteitä siitä, millaista ruokaa pitopalvelulta voi odottaa juhlatilaisuuksiin.

Pitopalveluilta löytyy valmiita menuehdotuksia, mutta tarvittaessa menu ja palvelupaketti voidaan
myös räätälöidä asiakkaan toiveiden mukaan. Nykypäivänä pitopalvelut toteuttavat perinteisten
juhlamenujen lisäksi myös uudenaikaisempia vaihtoehtoja, kuten street foodia, cocktail-tyylisiä
tarjoiluja sekä kasvis- ja vegaaniruokaa. Jo tarjouspyynnössä on hyvä kertoa omat toiveet ja tarpeet
pitopalvelun suhteen, jotta palveluntarjoaja pystyy heti suunnittelemaan menun ja palvelun teille
sopivaksi.


Pitopalveluja vertaillessa kannattaa selvittää huolellisesti palvelukokonaisuuden sisältö ja
hinnoittelu. Pitopalvelukokonaisuus koostuu useista eri tekijöistä ja palveluntarjoajilla on myös
erilaisia tapoja esittää hinta. Toisilla menun hinta sisältää koko palvelupaketin, kun taas osalla
pitopalveluista menun hintaan sisältyy vain ruokatuotteet ja sen lisäksi muun muassa
tarjoiluhenkilökunta, astiat, liinat, erityisruokavaliot ja matkakulut veloitetaan erikseen. Tällöin
edulliseltakin vaikuttavan menun loppusumma saattaa nousta vielä merkittävästi.

Palvelukokonaisuuden sisältö
  • ruoka ja hääkakku
  • erityisruokavaliot
  • tarvittaessa myös iltapalatarjoilu
  • ruoka- ja kahviastiat, kuohuviinilasit, viinilasit, konjakki- ja liköörilasit
  • pöytäliinat tarjoilu- ja vieraspöytiin
  • servietit ruokailuun ja kahvitukseen
  • tarjoiluhenkilökunnan tehtävät, tarjoiluaika ja veloitukset lisätunneilta
  • pöytien kattaminen, serviettien taittelu
  • matkakulut juhlapaikalle
  • hääpalaveri

Ruoka itsessään on siis vain yksi osa pitopalvelukokonaisuutta ja sen lisäksi loppusummaan on
laskettava mukaan myös kaikki muut lisäveloitukset, mikäli näitä ei ole valmiiksi sisällytetty
menuhintaan.

Suurimmalla osalla pitopalveluista lasten ruokailu on hinnoiteltu normaalihintaa edullisemmaksi eli
tämäkin asia on hyvä selvittää ennakkoon, jos juhlavieraidenne joukossa on lapsia.
Ennen pitopalvelun varausta kannattaa varmistaa myös kyseisen palveluntarjoajan tilaus- ja
peruutusehdot. Erityisesti hääpitopalveluvarauksissa monet pitopalvelut veloittavat heti varauksen
yhteydessä varausmaksun, joka vähennetään tilauksen loppusummasta. Peruutuksissa
varausmaksua ei palauteta. Lopullinen henkilömäärä on ilmoitettava pitopalvelulle yleensä noin 1
viikko ennen tilaisuutta. Tämän jälkeen tilaukseen tehtävistä muutoksista pitopalvelu saattaa
veloittaa lisämaksun.
Myös pitopalveluiden laskutuskäytännöissä on eroja; osa pitopalveluista laskuttaa tilauksen
loppusumman kokonaisuudessaan tai ainakin osittain jo ennen toimitusta, osa lähettää laskun
vasta tilaisuuden jälkeen.

Jo ennen varauksen vahvistamista on siis hyvä selvittää kaikki hintaan vaikuttavat tekijät sekä
varmistaa, että pitopalvelu pystyy toteuttamaan asiakkaan mahdolliset erityistoiveet. Muista
yksityiskohdista ja aikatauluista ehtii sopia tarkemmin lähempänä tilaisuuden ajankohtaa.
Useimmilla pitopalveluilla hääcateringiin sisältyy myös hääpalaveri, jossa käydään vielä yhdessä
läpi menu sekä juhlapäivän aikataulut ja muut käytännön järjestelyt pitopalvelun osalta. Palaveri
kannattaa pitää hyvissä ajoin, mielellään muutama viikko ennen hääjuhlaa. 
Ainakin seuraavat asiat olisi hyvä käydä läpi hääpalaverissa:
  • lopullinen menuvalinta
  • hääkakku, koristelu ja kakkuteline
  • erityisruokavaliot
  • pöytien kattaminen
  • juhlapäivän aikataulut
  • tarjoiluhenkilökunnan tehtävät
  • ruokajuomien tarjoilu
  • juhlatilan keittiövarustelu 

Jos pöytäliinat ja astiat tulevat pitopalvelun kautta, kannattaa varmistaa, että pitopalvelu pystyy
toimittamaan tavarat juhlapaikalle jo edellisenä päivänä, mikäli silloin on tarkoitus tehdä koristelut
ja kattaukset. Hääparin ja muun valmisteluporukan työtä helpottaa, jos pitopalvelu hoitaa pöytien
liinoittamisen, astioiden kattamisen ja serviettien taittelun. Kaikilla pitopalveluilla tämä ei
kuitenkaan sisälly hintaan, joten on syytä sopia pitopalvelun kanssa etukäteen, kuka pöytien
kattamisen hoitaa.


Juhlapäivän aikataulun osalta on sovittava, mihin aikaan alkumaljat tarjoillaan, milloin olisi
tarkoitus aloittaa ruokailu ja mihin aikaan kakku-kahvituksen tulisi olla valmiina. Ruokailun kesto
riippuu toki vierasmäärästä ja mahdollisesta oheisohjelmasta ruokailun aikana, mutta
pääsääntöisesti ruokailun aloittamisen ja kakku-kahvien väliin olisi hyvä varata aikaa noin 2 tuntia.
Tällöin vieraat saavat rauhassa syödä ja sen jälkeen pitopalvelu ehtii kerätä ruokailuastiat pois
pöydistä ja vaihtaa ruokabuffetin tilalle kahvikattauksen.
Lisäksi kannattaa selvittää, noutaako pitopalvelu seuraavana päivänä juhlapaikalle jääneet
pöytäliinat ja loput astiat kuten vesi- ja viinilasit vai tuleeko asiakkaan itse palauttaa loput tavarat
pitopalvelulle. Entä pakataanko buffetista mahdollisesti ylijäänyt ruoka asiakkaalle vai millainen
käytäntö pitopalvelulla on ylijäämäruoan suhteen.

Sopikaa pitopalvelun kanssa etukäteen myös kaikista muista tehtävistä, jotka toivoisitte
tarjoiluhenkilökunnan hoitavan. Automaattisesti ei kannata olettaa, että pitopalvelu esimerkiksi
sytyttää juhlatilassa pöytäkynttilät valmiiksi ennen vieraiden saapumista, ellei tästä ei ole erikseen
heitä ohjeistettu. Entä haluatteko pitopalvelun hoitavan juomabuffetin täydentämisen vai onko
juomien täydentäminen esimerkiksi kaasojen ja bestmanien tehtävä. Jos ruokaviinit on tarkoitus
tarjoilla vieraille pöytiin, on tästäkin sovittava pitopalvelun kanssa hyvissä ajoin, mielellään jo
tarjouspyyntövaiheessa, jotta he osaavat varata tilaisuuteen riittävästi tarjoiluhenkilökuntaa ja
juomakaato hoituu sujuvasti. Pääsääntöisesti yksi tarjoilija hoitaa noin 25-30 henkilön tilaisuuden
eli esimerkiksi 100 hengen juhliin olisi hyvä varata 3-4 tarjoilijaa.

Pitopalvelua varten on tarkastettava ennakkoon myös juhlatilan keittiövarustelu. Monissa
paikoissa kylmäsäilytystilaa on niukasti ja varsinkin isoimmissa juhlissa saattaa jääkaapeissa tulla
ahdasta, kun kylmään on saatava niin ruoat, kakut, iltapalat kuin juomatkin. Talvella juomia pystyy
toki säilyttämään ulkona, kunhan ne eivät pääse jäätymään, mutta kesäaikaan voi olla tarpeen
esimerkiksi vuokrata jääkaappi tai kylmäallas juomille, jos juhlatilan oma kylmäkapasiteetti ei riitä.
Mikäli pitopalvelun tarvitsee vielä juhlapaikalla lämmittää ruokia, kannattaa tarkistaa, että keittiön
uuni on GN-mitoitettu eli sinne mahtuu ammattikäytössä olevat uunivuoat. Jos ruoka- ja kahviastiat
tulevat pitopalvelun kautta, ne yleensä juhlan jälkeen pakataan likaisina mukaan, mutta jos käytössä on juhlatilan astiasto, olisi keittiössä hyvä olla myös nopea suurtaloustiskikone. Muista
tarkistaa, onko juhlapaikalla valmiiksi kahvin- ja vedenkeittimet vai täytyykö pitopalvelun tuoda
sellaiset mukanaan. Lisäksi ruokabuffetille ja kahvikattaukselle on varattava riittävän iso ja tukeva
pöytä, johon tarjoilut saadaan näyttävästi esille.

Viimeistään siis hääpalaverissa on syytä käydä vielä yhdessä läpi palvelukokonaisuuden sisältö sekä
muut yksityiskohdat, ja pitopalvelulta kannattaakin pyytää palaverista myös muistiinpanot, jotta
kaikki sovitut asiat jäävät molemmille osapuolille kirjallisina talteen.
Häitä varten hoidettavia ja muistettavia asioita on paljon, ja koska hääjuhla on usein ainutkertainen
ja monesti myös hääparille elämänsä ensimmäisiä itse järjestettäviä juhlatilaisuuksia, saattaa
kaikkien niiden To Do -listojen keskellä kokonaisuuden hahmottaminen tuntua välillä haastavalta.
Hääjuhlat kuitenkin useimmiten toistuvat melko samanlaisella kaavalla, joten ammattitaitoinen ja
kokenut pitopalveluhenkilökunta osaa neuvoa järjestelyissä ja huolehtia, että kaikki pitopalvelun
kannalta oleelliset asiat huomioidaan, jotta juhlapäivänä tarjoilut hoituvat tyylikkäästi ja
aikataulussa. Asiakkaalle on tärkeää voida luottaa siihen, että palkkaamansa ammattilaiset, oli
kyseessä sitten pitopalvelu, valokuvaaja, bändi tai baarimikko, hoitavat jokainen oman osuutensa
ennalta sovitusti ja ammattitaidolla, jolloin hääpari saa juhlapäivänä rentoutua ja keskittyä itse
juhlasta nauttimiseen. Vaikka pitopalveluun satsaaminen saattaakin lohkaista hääbudjetista
isohkon osan, on maistuviin ruokiin ja laadukkaaseen palveluun sijoittaminen taatusti myös sen
arvoista. Onnistuneista juhlista hyvä ruoka muistetaan varmasti ja tarjoiluja kiitellään vielä pitkään
juhlien jälkeenkin.

Ihania hääsuunnitteluhetkiä ja ikimuistoista juhlapäivää sen koittaessa!

- Paula / Kestit Catering

Ei kommentteja:

Lähetä kommentti